Viele von uns stehen derzeit vor der Herausforderung, einen persönlichen Workshop in einen virtuellen zu verwandeln. Während viele Moderatoren unglaublich gut darin sind, eine Gruppe von Menschen in einem physischen Raum zu leiten, kann die virtuelle Moderation eine neue Reihe von Bedenken und Fragen auf den Tisch bringen. Für die Moderation eines Workshops gelten immer noch die gleichen Regeln – es muss einen Zweck und ein Ziel geben, sowie einen sorgfältig geplanten Zeitrahmen.

Häufige Herausforderungen bei der Moderation von virtuellen Workshops

1. Wie kann man Menschen aktivieren und eine entspannte und vertrauensvolle Umgebung in einem digitalen Workshop schaffen?

Wenn sich eine Gruppe persönlich trifft, kann es anfangs etwas schwierig sein, aber normalerweise beginnen die Diskussionen zu florieren und die Leute fühlen sich mit der Zeit entspannter. Brainstorming und Post-it-Übungen finden statt, Alternativen werden diskutiert, und manchmal werden sogar Entscheidungen getroffen. Aber was passiert, wenn sich die Gruppe virtuell trifft?

Wenn wir dieses Beispiel auf einen virtuellen Workshop übertragen, höre ich oft Leute sagen, dass es nicht so viel Aktivität gibt. „Die Leute beteiligen sich nicht auf die gleiche Weise.“ „Niemand ist engagiert oder scheint bereit zu sein, etwas beizutragen.“ Ich frage die Moderatoren oft, ob sie den Prozess im digitalen Raum genauso gut geplant haben wie im physischen Raum. Moderieren sie den Prozess auf die gleiche Weise, wie sie es tun würden, wenn sie die Gruppe vor sich hätten? Stellen sie die gleichen Fragen und verwenden sie die gleichen Methoden und Ansätze, um Engagement zu erzeugen?

In virtuellen Workshops ist es noch wichtiger, dass Sie den Teilnehmern das Gefühl der Sicherheit geben, um den Dialog zu beginnen. Vernachlässigen Sie daher nicht die Bedeutung der traditionellen Check-ins. Eine Möglichkeit, dies zu tun, ist, eine kurze Frage zu stellen, die aus einer persönlichen Perspektive leicht zu beantworten ist. Die Leute müssen aufgewärmt werden. Wenn Sie ein Videomeeting durchführen, sollten Sie außerdem sicherstellen, dass für alle die gleichen Regeln gelten. Weisen Sie die Teilnehmer z.B. an, die Kamera ein- oder auszuschalten und wann sie die Möglichkeit haben, zu sprechen.

2. Wie verwaltet man die Tools? Welches sind die richtigen Tools für den Einsatz?

Es ist wichtig, dass Sie als Facilitator das Gefühl haben, die Kontrolle und das Verständnis für die Tools zu haben, die Sie verwenden. Wie wir alle wissen, gibt es eine große Auswahl an Workshop-Tools. Die Kombination, die wir tendenziell bevorzugen, ist jedes Videokonferenz-Tool, mit dem Sie sich wohl fühlen, wie Zoom, Teams oder Hangouts, aber auch eine zusätzliche (und separate) digitale Moderationsplattform. Wenn in großen Workshops jeder versucht, abwechselnd seine Gedanken und Erfahrungen in einem Videoanruf mitzuteilen, wird es damit enden, dass viele Teilnehmer einfach still bleiben. Es ist eine gute Idee, verschiedene Methoden zu mischen, genau wie Sie es in einer Live-Situation tun würden. Welche Fragen lassen sich am besten mit Umfragen oder Multiple Choice beantworten? Ist Reden für die jeweilige Frage effektiver oder Schreiben? Posten Sie Ideen, clustern Sie sie und bilden Sie Gruppen auf Basis dieser Ideen. Stimmen Sie in Echtzeit über Ideen ab und setzen Sie Prioritäten.

Stellen Sie sicher, dass Sie ein Skript haben, was wann und mit welchem Werkzeug passiert, und kommunizieren Sie das auch klar an die Teilnehmer. Testen Sie neue Dinge und Werkzeugkombinationen vorher mit einem Kollegen oder einem Freund, damit Sie den Workshop entspannt und mit einem Plan im Kopf beginnen können.

3. Wie kann man den Fokus und die Aufmerksamkeit der Teilnehmer während des gesamten virtuellen Workshops halten?

Vielleicht können Sie das gar nicht. Und deshalb würde ich niemals vorschlagen, einen ganztägigen Live-Workshop in einen digitalen zu verwandeln, so wie er ist. Stattdessen ist es besser, einen Plan zu haben, der auf kleineren Interventionen basiert, gemischt mit kürzeren synchronen Videoanrufen. Im Allgemeinen neigen Menschen dazu, eine kürzere Aufmerksamkeitsspanne zu haben, wenn es um die Arbeit in einer digitalen Umgebung geht. Es ist auch viel schwieriger zu sagen, wie die Energie in der Gruppe ist. Mischen Sie die Dinge mit einer höheren Frequenz als üblich, selbst während einer einstündigen Videositzung.

Es ist auch wertvoll, sich vorher Gedanken darüber zu machen, was die Teilnehmer tun können, um effektiv starten zu können, wenn Sie gemeinsame Zeit online haben. Können Sie einige Teile der Diskussionen in kleineren Teams führen oder vielleicht kleinere Gruppen schriftlich auf einer Moderationsplattform basierend auf ihren eigenen Interessen diskutieren lassen?

Es ist sehr wichtig, klare Erwartungen zu setzen

Sie müssen jede digitale Interaktion genauso erleichtern, wie Sie es tun würden, wenn Sie sich von Angesicht zu Angesicht treffen. Wie sieht Ihre Meeting-Kultur für Online-Interaktionen aus? Vielleicht haben Sie darüber noch nicht gesprochen.

Das Führen im digitalen Raum ist nicht dasselbe wie das Führen im physischen Raum. Es kann definitiv denselben Zweck und dieselben Ziele haben, aber es erfordert dennoch einige neuartige Fähigkeiten und Erkenntnisse darüber, was funktioniert und was nicht.